Die Arbeitszeiterfassung ist ein zentrales Thema für Unternehmen, Behörden und Mitarbeiter. Sie dient nicht nur der fairen Vergütung, sondern auch der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) 2019 besteht für Unternehmen die Pflicht, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Doch welche Methoden gibt es, welche rechtlichen Aspekte sind relevant, und welche digitalen Lösungen erleichtern die Erfassung?
Was ist Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert die geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeitern. Unternehmen setzen sie ein, um Überstunden, Pausen und gesetzliche Vorgaben zu kontrollieren. Eine präzise Zeiterfassung sorgt nicht nur für eine faire Vergütung, sondern schützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen.
Früher reichten oft Stundenzettel oder Excel-Tabellen. Heute nutzen viele Unternehmen digitale Lösungen, die den Prozess automatisieren und Fehler vermeiden. Besonders in Branchen mit Schichtarbeit, Homeoffice oder flexiblen Arbeitszeiten ist eine zuverlässige Zeiterfassung unverzichtbar.
Was sagt das Gesetz über Zeiterfassung?
Auch wenn viele Unternehmen die Arbeitszeiten bereits protokollieren, gibt es in Deutschland keine ausdrücklich gesetzlich geregelte allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung. Bisher bestand eine solche Pflicht nur für bestimmte Branchen, darunter:
- Baugewerbe, Gebäudereinigung, Paketdienste, Gastronomie und Hotellerie (zum Schutz vor Schwarzarbeit)
- Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) außerhalb privater Haushalte
Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Dieses Urteil ersetzt zwar nicht die gesetzliche Regelung, stellt aber klar, dass Unternehmen bereits jetzt handeln sollten.
Zudem urteilte der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019, dass jedes Unternehmen in der EU ein Zeiterfassungssystem einführen muss. Dieses System muss drei Voraussetzungen erfüllen: Es muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
Deutschland hat dieses Urteil bislang nicht direkt in nationales Recht überführt. Der Gesetzgeber arbeitet derzeit an einer Anpassung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), um die Vorgaben zur Zeiterfassung offiziell festzulegen.
Damit besteht für Arbeitgeber de facto eine Verpflichtung zur Zeiterfassung, auch wenn der Gesetzgeber die genauen Anforderungen noch nicht gesetzlich geregelt hat. Bislang müssen Unternehmen mindestens Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentieren, doch in Zukunft ist eine vollständige Arbeitszeiterfassung verpflichtend.
Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?
Die Arbeitszeiterfassung kann auf verschiedene Weise erfolgen – von klassischen Methoden wie handschriftlichen Stundenzetteln bis hin zu modernen digitalen Lösungen. Jedes System hat seine Vor- und Nachteile, abhängig von den Anforderungen des Unternehmens.
1. Manuelle Zeiterfassung (Papier & Excel)
Viele Unternehmen setzen immer noch auf klassische Methoden wie Stundenzettel, Excel-Tabellen oder Stempeluhren. Doch diese Systeme sind oft fehleranfällig, ineffizient und entsprechen nicht mehr den heutigen Anforderungen.
Stundenzettel – der fehleranfällige Klassiker:
✔ Vorteile: Einfach, keine technischen Voraussetzungen notwendig
❌ Nachteile:
- Hohe Fehleranfälligkeit durch handschriftliche Einträge
- Zettelchaos und Verluste sind vorprogrammiert
- Manuelle Übertragung in die Lohnbuchhaltung kostet Zeit
Excel-Tabellen – digital, aber umständlich
✔ Vorteile: Nachhaltiger als Papier, kostengünstig
❌ Nachteile:
- Daten müssen manuell in die Lohnabrechnung übertragen werden
- Fehleranfällig: Tabellenzellen können versehentlich gelöscht werden
- Unterschiedliche Dateiversionen können zu Verwirrung führen
Stechuhr & Stempelanlagen – präzise, aber teuer
✔ Vorteile: Automatische Zeiterfassung über PIN, Chipkarte oder RFID, Manipulationssicher und zuverlässig
❌ Nachteile:
- Hohe Anschaffungskosten für Hardware und Wartung
- Funktioniert nur vor Ort – keine Lösung für Homeoffice oder Außendienst
2. Digitale Zeiterfassung – flexibel, effizient und rechtssicher
Ein digitales Zeiterfassungssystem ermöglicht es Unternehmen, Arbeitszeiten effizient zu verwalten und gleichzeitig Zeit zu sparen. Alle Zeiten werden automatisch erfasst, was eine fehlerfreie Lohnabrechnung garantiert. Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage werden direkt berücksichtigt – das reduziert Fehler und sorgt für eine transparente Arbeitszeiterfassung.
Welche digitalen Zeiterfassungssysteme gibt es?
✔ Zeiterfassungssoftware (Cloud- oder Desktop-Lösung)
- Arbeitszeiten können am PC oder über eine Web-Anwendung erfasst werden
- Automatische Speicherung und Auswertung in Echtzeit
- Einfache Integration in bestehende Unternehmenssysteme
✔ Payroll-Software mit integrierter Zeiterfassung
- Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einem System
- Alle Mitarbeiterdaten zentral verwaltet, weniger Verwaltungsaufwand
- Automatische Berechnung von Überstunden, Zuschlägen und Abwesenheiten
✔ Mobile Zeiterfassungs-Apps
- Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet – ideal für Homeoffice & Außendienst
- Flexibler Zugriff auf das System – auch unterwegs oder auf Dienstreisen
- Synchronisation mit Cloud-Systemen für Echtzeit-Daten
💡 Digitale Zeiterfassungssysteme steigern nicht nur die Effizienz, sondern helfen Unternehmen auch, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Transparenz für Mitarbeiter zu schaffen.
CQC® – Intelligente Zeiterfassung
CIBORIUS setzt auf modernste Technologie, um Arbeitszeiten präzise und transparent zu erfassen. Mit dem CIBORIUS Quality Center (CQC®) haben wir bereits frühzeitig eine eigene Software-Platform entwickelt, die unternehmensweit erfolgreich im Einsatz ist und speziell auf die Anforderungen der Sicherheitsbranche zugeschnitten wurde.
Zeiterfassung & Wächterkontrollsystem in einer Lösung
✔ Präzise Zeiterfassung – Alle Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und dokumentiert.
✔ Wächterkontrollsystem – Das System überwacht und protokolliert Rundgänge von Sicherheitskräften, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Aktivitäten zu gewährleisten.
✔ Transparenz & Effizienz – Echtzeit-Daten sorgen für eine optimale Einsatzplanung und erleichtern die Lohnabrechnung.
💡 Mit CQC® profitieren Unternehmen von einer sicheren, rechtskonformen und digitalen Lösung zur Zeiterfassung – speziell entwickelt für anspruchsvolle Sicherheitsdienste.